10 ELEMEN SMS PENTING DIKETAHUI DAN DITERAPKAN

Apa itu elemen SMS

Sistem Manajemen Keselamatan atau Safety Management System (SMS) merupakan suatu hal penting untuk memberikan rasa aman dan nyaman dalam menjalani segala aktivitas. Setidaknya ada 10 (sepuluh) elemen SMS yang penting untuk diperhatikan dan diterapkan oleh setiap penyelenggara dan pelaksana kegiatan, proyek atau program. Lalu apa sajakah 10 elemen SMS tersebut yang mesti diketahui tersebut. Berikut 10 elemen SMS  : 

Komitmen dan Kebijakan Manejemen

Komitmen merupakan hal dasar yang harus dimiliki siapapun, baik itu seorang individu, sebuah tim, mapun organisasi yang lebih luas, terutama jika menginginkan meraih suatu tujuan yang diharapkannya.

Kebijakan adalah tata konsep dan asas dalam suatu pengorganisasian atau tata kelola yang dijadikan acuan atau pedoman dalam merencanakan, melaksanakan atau bahkan memutuskan sesuatu perkara didalamnya.

Komitmen dan kebijakan manajemen menjadi elemen SMS dasar yang perlu dimiliki, karena dari sinilah tujuan manajemen bermula.

Pengorganisasian Sumberdaya dan Dokumentasi

Pengorganisasian bukan hanya mengatur, tetapi lebih dari itu. Pengorganisasian merupakan suatu siklus yang dapat dimulai dari tahap mana saja, tetapi biasanya diawali dari tahap merencanakan, menerapkan aturan main, hingga nantinya tahap evaluasi untuk melanjutkan aktivitas dengan memperbaiki perencanaan yang sudah dibuat agar lebih sempurna.

Sumberdaya adalah segala sesuatu yang memiliki potensi yang dapat digunakan untuk mendorong peningkatan kualitas aktivitas atau jalannya roda kehidupan. Sumberdaya dapat berupa materil maupun non-materil, bahkan diera keterbukaan seperti saat ini, sumberdaya memungkinkan bisa berasal dari sumber eksternal seperti informasi dan data yang tersebar di internet atau media sosial lainnya.

Dokumentasi merupakan aktivitas mengumpulkan rekam jejak yang telah dilakukan, yang kemudian dapat dikategorisasikan dalam satu atau beberapa dokumen yang berisikan bukti-bukti yang akurat dari pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan, proyek, atau program. Dokumentasi dapat berupa catatan atau naskah tulisan, gambar, video, atau sumber-sumber lain yang diyakini keabsahannya.

Pengorganisasian sumberdaya dan dokumentasi menjadi elemen SMS penting lainnya dalam sebuah manajemen untuk memastikan bahwa sumberdaya yang ada dapat dioptimalkan secara maksimal. Serta dokumentasi yang ada dapat dijadikan alat bukti bagi manajemen, baik meyakinkan pengguna layanan bahkan terhadap pemeriksa yang ‘meragukan’ keandalan dari kegiatan, proyek atau program maupun produk barang/jasa yang dihasilkan sebagai layanan yang dilakukan.

elemen sms

Manejemen Risiko

Risiko merupakan kata baku dari resiko (tidak baku) yang artinya bahaya, akibat atau konsekuensi yang dapat terjadi sebagai dampak atau efek lanjutan dari sebuah proses yang sedang dilaksanakan atau akan dilaksanakan dimasa yang akan datang.

Manejemen risiko bukanlah elemen SMS yang secara ‘pasti’ akan menangkal bahaya atau juga ‘menciptakan’ bahaya yang dikelola. Tetapi manajemen risiko adalah bentuk-bentuk antisipasi yang dilakukan pelaksana atau penyelenggara suatu kegiatan, proyek atau program agar terhindar dari suatu kondisi yang tidak diharapkan terjadi. Jika pun terjadi kecelakaan, diharapkan dengan adanya manejemen risiko dapat dengan tanggap diatasi dan meminimalisir kerugian yang timbul.

Pengendalian Operasi

Pengendalian merupakan aktivitas yang dilakukan untuk memastikan kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kaidah atau prosedur yang ditetapkan atau direncanakan

Operasi dapat diartikan sebagai setiap tindakan atau intervensi yang dilakukan untuk mencapai tujuan, sasaran atau hal lainnya yang telah ditetapkan.

Manajemen didalam melaksanakan elemen SMS ini tentu perlu memiliki standar operasional prosedur (SOP) atau anggaran dasar (AD)/ anggaran rumah tangga (ART) atau pedoman umum lainnya yang dijadikan acuan dalam melakukan pengendalian operasi bagi warga maupun aktivitas dan layanan yang ada dilingkungannya.

Pelatihan dan Kompetensi

Pelatihan merupakan suatu proses memperbaiki atau meningkatkan prestasi, kualitas, kapabilitas, maupun keterampilan yang belum atau telah dimiliki peserta latihan sesuai dengan metode tertentu.

Kompetensi secara sederhana dapat pahami sebagai suatu kemampuan atau kecakapan yang dimiliki oleh seseorang atau sumberdaya pelaksana (manusia) dalam melaksanakan suatu pekerjaan atau tugas di bidang tertentu, yang meliputi nilai, pengetahuan dan keterampilan.

Elemen SMS ini, menjadi garansi tersendiri bagi pengguna atau users, bahwa manejemen senantiasa memberikan produk/layanan terbaik, dengan menyediakan sumberdaya manusia (pelaksana dan penyelenggara) terbaik.

Komunikasi dan Informasi

Komunikasi merupakan suatu proses penyampaian informasi atau pesan dari penyampai kepada pihak lainnya agar tersampaikan dan dapat dimengerti. Komunikasi dapat terjadi secara searah atau timbal balik. Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan/verbal, tertulis, atau dalam situasi tertentu dengan menggunakan simbol atau kode yang dipahami atau disepakati. Seiring perkembangan teknologi, komunikasi dapat dilakukan melalui jarak jauh, baik melalui jaringan kabel maupun nirkabel.

Informasi dapat dimaknai sebagai pesan tunggal maupun kumpulan pesan yang terorganisir sehingga menjadi data yang dapat dimengerti. Saat ini informasi juga dapat direkam melalui media eletronik dan digital dalam bentuk kaset rekaman maupun salinan lunak (soft copy), sehingga dapat disampaikan secara langsung kepada khalayak melalui tayangan audio – visual – audio/visual (radio, media cetak, televisi dan lainnya) maupun internet (termasuk media sosial).

Komunikasi yang ringan dan informasi yang berbobot akan mempermudah siapa saja yang menerima pesan tersebut. Oleh karenanya banyak manajemen diera sekarang sangat memperhatikan elemen SMS ini.

Tanggap Darurat

Tanggap memiliki arti kondisi yang responsif, atau dapat diartikan memiliki karakter untuk segera mengetahui dan memberikan respon atas apa yang tengah terjadi saat itu juga.

Darurat adalah kondisi kegentingan yang terjadi secara tiba-tiba yang dapat menimbulkan bahaya atau situasi yang lebih parah. Darurat sendiri dapat dipastikan berdasarkan pengalaman masyarakat atau publik; kesepakatan yang didefinisikan para pakar, atau keputusan yang dikeluarkan oleh pengambil kebijakan dalam suatu organisasi atau pemerintahan.

Elemen SMS tanggap darurat merupakan sebuah layanan langsung terhadap situasi yang terjadi secara tiba-tiba. Manajemen saat ini dituntut memiliki layanan ini. Jika kita lihat dalam beberapa produk kemasan dapat kita lihat adanya layanan call center atau layanan konsumen, itu menunjukan salah satu bentuk penerapan elemen SMS tanggap darurat.

Kecelakaan dan Pelaporan

Kecelakaan berasal dari kata celaka yang artinya memiliki nasib buruk. Oleh karenanya kecelakaan dapat dimaknai sebagai suatu peristiwa buruk yang terjadi secara tidak sengaja atau tidak diinginkan.

Pelaporan adalah pemberian informasi yang disampaikan oleh pihak yang melaksanakan kegiatan kepada penanggung jawab diatasnya. Pelaporan umumnya memuat perkembangan, hambatan atau detil terkait lainnya yang perlu diketahui. Pelaporan juga dapat dijadikan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Telah diulas pada elemen SMS manajemen risiko, bahwa kecelakaan bisa saja terjadi sekalipun telah disusun manajemen risikonya. Namun yang lebih perlu diperhatikan adalah bagaimana tanggap darurat dan pelaporan atas kecelakaan yang terjadi, agar dapat segera ditangani dan memberikan keyakinan kepada pengguna bahwa pelaksanaan kegiatan, proyek dan program telah sesuai dengan prosedur yang ada dan mekanime penangannya juga memiliki standar minimalnya.

Pemantauan dan Pengukuran Kinerja

Pemantauan merupakan salah satu prosedur penilaian yang dilakukan oleh penanggung jawab kepada pelaksana untuk mengetahui kondisi yang terjadi dalam pelaksanaan suatu kegiatan, proyek atau program dalam rentang waktu tertentu.

Pengukuran adalah kegiatan untuk menentukan besaran sesuatu, umumnya menggunakan angka dan dimensi tertentu, berdasarkan kesepakatan atau standar yang sudah diketahui bersama.

Kinerja secara sederhana berarti prestasi kerja. Kinerja sendiri memiliki indikator kualitatif dan kuantitatif berdasarkan jenis pekerjaan dan pertimbangan lainnya, sehingga masing-masing pekerjaan tentu memiliki karakter beban kerja yang berbeda antara satu dengan lainnya.

Elemen SMS sebagai lanjutan dari manajemen untuk memastikan sumberdaya manusia yang tersedia melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Sehingga capaian yang diharapkan manajemen dapat tercapai dan dapat memberikan tindakan atau treatment yang tepat terhadap masing-masing pelaksananya.

Audit dan Tinjau Ulang Manejemen

Audit merupakan serangkaian kegiatan dalam rangka mengumpulkan data untuk dijadikan bahan periksa, sehingga menjadi bukti atau dasar yang kuat dalam memberikan opini atas informasi yang disampaikan oleh pelaksana atau penyelenggara kegiatan, proyek atau program pada sebuah organisasi atau pemerintahan, terkait ketaatan terhadap aturan atau kriteria yang telah ada.

Tinjau ulang dapat diartikan juga sebagai melihat kembali atas semua yang telah ditetapkan, baik dari sisi kebijakan, pelaksanaan, maupun hasil yang dicapai. Hasil dari tinjau ulang ini dapat berupa rekomendasi yang nantinya dapat menjadi landasan apakah semua yang telah berjalan sudah optimal, perlu dilakukan perbaikan (minor/mayor), perombakan atau bahkan dibubarkan karena sangat tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Pada tahap ini elemen SMS melakukan penilaian dan rekomendasi. Audit dan tinjau ulang dapat dilakukan secara menyeluruh atau sebagian saja, sesuai pertimbangan manajemen atau kebutuhan atas pertimbangan urgensitas lainnya.

Kesimpulan

Setiap individu, tim, maupun organisasi memiliki keunikannya masing-masing. Namun semua jenjang tersebut tentu memerlukan tata kelola, rambu-rambu, mekanisme deteksi dini, hingga kesiagaan termasuk penataan kembali. Oleh karena itu penting elemen SMS ini diketahui dan diterapkan oleh siapapun. Eleman SMS yang disajikan disini tidaklah mutlak, dan tentu dalam penerapannya akan perlu disesuaikan dengan keunikan masing-masing penggunanya. ~Litlle Steps/ My Steps My Views~

Posted in Uncategorized.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *